HOOFDPUNTEN
- Breng als leidinggevende de taakverdeling subtiel
- Geef daarom je werknemers specifieke voorbeelden
- Laat je medewerkers zelf een lijst van prioriteiten maken
- Vraag je medewerkers om oplossingen en ideeën
Voor iedere ondernemer, zeker wanneer je een nieuw bedrijf start, sluipt het risico er snel in dat je in eerste instantie alles zelf wil regelen. Als je zelf alles onder controle wilt houden, kan het ten koste gaan van je focus. Het is dan de uiteindelijk de kunst om een aantal taken te verdelen en wat meer te gaan delegeren.
Hieronder beschrijf ik mijn tips om delegeren te verbeteren en hoe je daarmee veel meer voordeel haalt naarmate je bedrijf groeit:
Delegatie biedt mensen de mogelijkheid om zich gesterkt, gesteund en aangemoedigd te voelen. Het geeft ondernemers de kans om stress te verminderen door het werk te spreiden en verantwoordelijkheden te delen onder het team.
In dit bericht
Leer je team kennen
Breng als leidinggevende de taakverdeling subtiel en probeer in te schatten waar je collega’s behoefte aan hebben. Daarnaast is het belangrijk dat je het team goed leert kennen, begrijp hun manier van werken, zwakheden en favoriete manier van communiceren. Zorg dat je echt grip krijgt op hun resultaten, hun zorgen en uitdagingen. Deze ogenschijnlijke kleine stappen werpen na verloop van tijd zeker hun vruchten af.
Deel de visie van je organisatie
Wees duidelijk over je visie en missie en deel deze met je collega’s. Als ze zelf gaan begrijpen welke richting de organisatie op moet en welke doelstellingen van hen worden verwacht, gaan ze zelf nadenken over hoe ze hierin zelf kunnen bijdragen.
Vraag om hulp
Er is geen ruimte voor onzekerheid of het spelen van spelletjes als je een goede leider wilt zijn die gemakkelijk delegeert. Als collega’s je kwetsbare kant kunnen zien, waar je niet perfect bent, waar je fouten maakt en niet alle antwoorden hebt, zullen ze merken dat je het op prijs stelt om met hen te overleggen en hun kennis en ervaring te gebruiken bij het oplossen van problemen. Het tonen van kwetsbaarheid werkt eerder positief dan negatief. Uiteindelijk zullen ze zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen.
Deel en ontwikkel je vaardigheden
Juist door ervoor te zorgen dat je je kennis deelt i.p.v. het te gebruiken als machtsmiddel zal je merken dat het delegeren van taken makkelijker en beter wordt. Daarnaast kan de juiste taakverdeling ervoor zorgen dat niemand, wanneer ze terugkeren van vakantie of andere afwezigheid, wordt geconfronteerd met taken waar ze weinig of geen verstand van hebben. Dit biedt een harmonieuze werkomgeving waarin iedereen elkaar versterkt en ondersteund. Op deze manier zijn mensen bereid om eigen initiatieven te nemen en juist te helpen.
Geef nuttige feedback
Als je geen goede feedback kunt geven die nuttig en bruikbaar is, wordt het een hele uitdaging voor je om taken te delegeren. Geef daarom je werknemers specifieke voorbeelden van waar het goed gaat en waarom.
Als het niet zo goed ging, help ze dan om te verwoorden hoe ze dat in de toekomst kunnen verbeteren, zodat deze problemen in de toekomst worden voorkomen. Beloon ze op een zinvolle manier voor hun inspanningen.
Moedig ideeën aan
Door je echt benaderbaar op te stellen, kan je de kern van problemen beter blootleggen en overbrengen. Vraag je medewerkers om oplossingen en ideeën. Ze zullen zich waarschijnlijk gesterkt voelen en daarom proberen uit te vinden hoe ze dingen zelf kunnen oplossen voordat ze jou eerst benaderen voor goedkeuring; Hiermee voorkom je een hoop gezeur en weerstand over het maken van de juiste keuzes.
Als een medewerker met een goed idee komt, vraag hem dan om leiding te geven, met jou als adviseur zodat ze zich niet kwetsbaar voelen. Dit versterkt het zelfvertrouwen en zorgt ervoor dat ze zich gerespecteerd voelen en geeft ze specifieke inzichten over hun behaalde resultaten.
Wees specifiek en zeg ‘waarom’ in plaats van ‘hoe’
Mensen zijn geen robots – ze moeten begrijpen waarom er een taak moet worden gedaan om de waarde die ze leveren te begrijpen. Alleen dan kunnen ze het beleid, het proces en de procedures in zich eigen maken en accepteren.
Bij het geven van instructies voor een taak is het zinvol om te beginnen met het einde in gedachten, en wees daarbij specifiek over het gewenste eindresultaat. Geef duidelijk de lijnen van verantwoordelijkheid en autoriteit weer. Wees extra duidelijk over doelstellingen, behaalde resultaten en deadlines. Laat je medewerkers zelf een lijst van prioriteiten maken. Organiseer een recensie als het werk is afgelopen, zodat je feedback kunt geven. Laat je niet verleiden om je te focussen op hoe ze daar zijn gekomen, maar focus op de behaalde resultaten.
Speel in op hun sterke punten
Door je medewerkers goed te leren kennen, creëer je wederzijdse verstandhouding, vertrouwen en respect. Het zijn deze dingen die je helpen beslissen aan wie je delegeert, aangezien je weet of zij het werk aankunnen of dat het te veel van het goede is. Neem de tijd om te ontdekken op welke manier ze beloond willen worden en waarom ze elke dag naar hun werk komen. Op die manier begrijp je welke woorden je moet kiezen als je overtuigend en aanmoedigend voor ze bent. Het is belangrijk om de beperkingen van je werknemers te kennen, zodat je ze een beetje kunt pushen in positieve zin, maar ze niet laat verdrinken in werkzaamheden waar ze niet goed in zijn of minder verstand van hebben.
Verbeter het zelfbewustzijn
Als ondernemer is het belangrijk om je eigen impact op anderen te begrijpen. Het zal je vermogen om effectief te delegeren en je luistervaardigheid verbeteren. Luisteren is de meest bruikbare vaardigheid die je kunt ontwikkelen. Het valideert de persoon die spreekt en zorgt ervoor dat ze zich gehoord voelen. Het stelt je in staat om een veilig klankbord te zijn voor je medewerkers. Vraag feedback van je collega’s en reageer op die feedback als je kunt, zodat ze weten dat je oplet en je aanpast.
Als ondernemer is het jouw taak om je eigen medewerkers te leiden terwijl je je eigen bedrijf opbouwt. Je kunt niet alles doen, dat is ook niet verstandig. Zorg er dus voor dat je beseft om juist van je medewerkers te leren en aan de andere kant leert te delegeren. Dit voorkomt een hoop onnodige stress en het verlies van de juiste focus op je eigen processen.
